會議桌布置采用排式較好。同時，為減少面部陰影，會議桌要使用采用淺色桌面或桌布。

會議室房間墻壁的顏色忌用黑色或者鮮艷色彩的飽和色，一般使用淺藍色或者淺灰色。同時墻面不宜用復雜的圖案或掛復雜的畫幅;

由于視頻會議時間的不確定性，視頻會議室燈應使用人工冷光源，同時還因避免自然光，會議室的門窗需采用深色不透光窗簾遮擋;

攝像機鏡頭不應對準門口，若把門口作為背景，人員進出將使攝像鏡頭對攝像目標背后光源曝光;

為了防止顏色對人物攝像產生的“奪光”及“反光”效應，背景墻應采用均勻的淺色，不宜使用畫幅和強烈對比的混亂色彩;

建議視頻會議燈光可以使用會議室專用LED面板燈、LED筒燈和LED格柵燈。嵌入式會議室專用LED面板燈安裝后與頂部一直，不會影響美觀;

視頻會議室對于燈光的色溫、照度和顯色指數(shù)都有較高的要求，色溫一般使用4000K，用于高清拍攝則使用5600K色溫燈光，視頻會議室中心照度在600~900LUX，顯色指數(shù)Ra≥85;